Guia de Produtividade

Um guia de produtividade em reuniões: o algoritmo WAIT (Why Am I Talking?)

Falar, Esperar, Se abster


As reuniões de trabalho podem ser chatas, improdutivas e até constrangedoras. São desagradáveis quando não seguem uma pauta. São pouco proveitosas quando se investe tempo em um encontro onde há poucas decisões. São embaraçosas quando há pessoas que falam “pelos cotovelos” e sem pensar.

A sobriedade, a moderação e o comedimento denotam uma postura inteligente de quem sabe o que dizer, ao falar no momento certo e na dose adequada. Quando se trata de participar produtivamente de uma reunião, o menos sempre é mais.

Pensando nisso, o consultor de crescimento empresarial Oisin Grogan desenvolver um algoritmo que auxilia o participante de uma assembleia a definir a hora de se posicionar numa reunião ou o de aguardar ou mesmo de se abster de opinar.

O algoritmo se chama WAIT, e traz no nome a ideia de esperar. É o acrônimo da expressão em inglês Why Am I talking? A figura 1 mostra o fluxo de questionamentos que a pessoa deve fazer para identificar o momento certo de se posicionar num encontro de trabalho.

Fluxo de perguntas do algoritmo WAIT

Figura - fluxo de perguntas do algoritmo WAIT

Tudo começa com a avaliação da relevância da contribuição. As referências, dados e pareceres significativos devem prosperar no fluxograma. Já as comunicações com pouco valor devem ser retidas ou o participante pode decidir por se abster.

Havendo o avanço, a análise segue para identificar o momento certo de apresentar um contributo. Perceber o timing exato de falar aumenta o impacto de sua participação. Atrasos e antecipações promovem o efeito contrário, trazendo a sensação de deslocamento e falta de contexto. As redundâncias e repetições criam o sentimento de dar voltas em torno do mesmo ponto, e por isso devem ser evitadas. Se alguém já falou algo similar ao que você pretende dizer, este é um bom indicativo de que vale a pena abrir mão de dar tal contribuição.

Os fatos sempre prevalecem sobre as opiniões. Em uma reunião de trabalho, aquilo que ocorreu é muito mais importante do que o que você pensa sobre o assunto. As contribuições mais significativas são os fatos. As opiniões podem fazer uma reunião “sair dos trilhos” levando a um grande desperdício de tempo e a desgastes emocionais desnecessários.

Os 3 pontos fundamentais

Figura 2 – Os 3 pontos fundamentais

A regra de ouro é manter o foco se ater àquilo que diz respeito ao seu trabalho. Esta atitude demonstra respeito com o tempo dos outros. Evite falar sobre as questões relativas ao trabalho dos outros. Numa reunião não permita que pessoas do marketing tentem ensinar a equipe de vendas a como fazer o seu serviço. Cada um deve responder sobre os resultados e as metas de seu departamento. Assim predominam os fatos e não as versões (opiniões).

Se você não se sente preparado para interromper os outros quando estes fugirem do foco ou de cortar a palavra de quem insiste nas opiniões pessoais, o melhor é delegar a condução do encontro para outra pessoa.

Se sua equipe internalizar as ideias contidas neste fluxograma, o mais provável é que as reuniões tenham hora para começar e para terminar e levem todos a usar bem o tempo. Em nossos cursos de pós-graduação trabalhamos diversas ferramentas que ampliam a sua produtividade pessoal. Maiores informações em www.posgrado.net.br

José Carlos Reston Filho é doutor em engenharia e Diretor geral das Faculdades IDAAM.

REFERÊNCIAS

Grogan, Oisin. (setembro de 2015). Sick of wasting time in meetings ? Try This. Acessado em http://www.executivesuccess.com.au/sick-of-wasting-time-in-meetings-try-this/ em 20 de março de 2017.

O´Rourke, Alan. (Maio de 2016). WAIT: Why Am I Talking meeting guide. Acessado em http://workcompass.com/w-a-i-t-why-am-i-talking-a-better-meeting-guide/ em 12 de abril de 2017.




FACULDADES IDAAM 2018. Todos os conteúdos estão licenciados sob a cc-by-sa-3.0, exceto quando especificado em contrário e nos conteúdos replicados de outras fontes.