Zere sua caixa postal

Yesterbox: zere sua caixa de entrada lendo apenas os emails de ontem

caixa de entrada

O empresário Tony Hsieh, CEO da Zappos, é reconhecido como um dos mais bem-sucedidos homens de negócios dos Estados Unidos. Ele bolou uma maneira sensacional de organizar a caixa de entrada e assim aliviar a pressão de se ter muitos e-mails não lidos ou sem resposta.

A técnica promove a gestão inteligente e a limpeza da inbox de maneira rápida e com menos estresse. Tony relata que ocupava metade do seu expediente de trabalho com as mensagens e que agora, usando a Yesterbox, vive uma experiência incrivelmente liberadora.

Empresário Tony Hsieh


“Já a dez anos a minha caixa de entrada é minha lista de tarefas. Quanto mais tempo uma mensagem fica pendente, mais estressado eu me sinto. Como não controlo a chegada de novas mensagens, tenho uma esteira interminável de entradas. Nunca há uma sensação de conclusão do trabalho e é praticamente impossível chegar ao objetivo indescritível de "inbox zero". (Tony Hsieh, 2016)


No final de 2012 este panorama mudou. Tony criou uma técnica cuja premissa básica é que a cada dia a sua lista de tarefas é a caixa de entrada de ontem em vez da inbox de hoje. A síntese da técnica é que mesmo com e-mails chegando hoje, Tony só lida com as mensagens do dia anterior. Assim, no início de todas as manhãs, ele tem uma quantidade fixa de e-mails para responder, contra uma infinidade de novos e-mails chegando. Uma vez que ele termina e-mails de ontem (yesterday), liberta-se desta tarefa até o dia seguinte.

Com esta mudança simples, não se tem nem novos e-mails nem novas dores de cabeça no restante do dia de trabalho. Não há surpresas, apenas uma lista estática de e-mails para responder no início de cada dia, atingindo Inbox zero no começo do expediente.

O passo-a-passo da técnica é apresentado na ilustração abaixo:

As Tres Etapas de Yesterbox

Passo 1: Defina um horário diário em seu calendário para lidar com e-mails de ontem. Separe duas ou mais horas, de acordo com a sua meta de uso do tempo com a caixa de entrada. Crie no seu calendário uma atividade ocupando em todos os dias este horário pré-definido com a Yesterbox. Em caso de reunião no horário da tarefa, mova o evento em seu calendário para um momento posterior. A chave desta etapa é construir o hábito de verificar sua Yesterbox em uma programação consistente.

Passo 2: Filtre os e-mails de hoje, para que você veja apenas os e-mails de ontem. Para usuários do Gmail, use a função de pesquisa avançada Before (antes em inglês) em combinação com a data de hoje no formato AAAA/MM/DD. Por exemplo, se hoje é 3 de maio de 2017 digite:

before: 2017/05/03

Assim, serão mostrados apenas os e-mails recebidos antes da data de hoje. Veja a imagem abaixo e a pesquisa apontada pela seta vermelha.

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De modo a macetear o processo, você pode copiar a URL da pesquisa com Control + C e sempre que precisar voltar aos resultados dos e-mails anteriores a hoje basta colar no navegador este endereço usando Control +V e a pesquisa da Yesterbox será carregada automaticamente. A ilustração abaixo mostra onde fica a URL (ver a seta verde).

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Passo 3: Rotule os e-mails que exigem mais de 10 minutos para responder. Para qualquer e-mail de ontem que leva mais de 10 minutos para responder, ou requer investigação adicional, insira um rótulo para separá-lo dos demais.

Para fazer isso, volte para a pesquisa before: 2017/05/03 e marque os e-mails que demoram mais de 10 minutos para responder (veja a seta verde). Clique em Etiquetas (seta azul) e use o rótulo 10 minutos (seta vermelha). Caso ele ainda não exista, basta criar.

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Para iniciar as respostas dos e-mails, comece pelos mais rápidos, aqueles que não foram rotulados com os 10 minutos. Para isso basta fazer a consulta com o comando before, seguido da data de hoje (before: 2017/05/03). Concluída esta etapa, comece a enfrentar as mensagens mais trabalhosas, aquelas marcadas com o rótulo. Para visualizar apenas as mensagens marcadas, use o seguinte comando:

  • before: 2017/05/03 label: 10 minutos

Em outros e-mails como o caso do Hotmail ou outlook, as mesmas funções podem ser desenvolvidas, apenas com pequenas adaptações.

Seguindo estes 3 passos a sua caixa de entrada se transforma em uma lista de tarefas estáticas, sem novas mensagens constantemente a chegar. Ao usar o método Yesterbox de Tony Hsieh não haverá um fluxo constante de novas mensagens chegando e você saberá sempre quantos e-mails precisam ser respondidos no início do dia, e isso nunca muda.

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José Carlos Reston Filho é doutor em engenharia elétrica e Diretor das Faculdades IDAAM.

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Referências

Tousley, Scott. (outubro de 2015). Yesterbox: The Weird Inbox Zero System From the CEO of Zappos. Acessado em https://getpocket.com/a/read/1096363484 acessada em 15/03/2016

HSIEH, Tony. (março de 2017). Yesterbox. Acessado em http://www.yesterbox.com




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